Process pour mutualiser les fonds documentaires
Une démarche testée avec le fond documentaire du CLER sur la transition énergétique
Cette fiche fait état de la manière de mutualiser des fonds documentaires, pour un allié de faciliter l’accès vers ses ressources à travers le portail « ressources » de la Fabrique des transitions et leur intégration éventuelle au fond documentaire de Citego pour les valoriser dans l’atlas relationnel. Elle se base sur le travail pionnier réalisé avec le CLER, réseau pour la transition énergétique.
En résumé cela revient A) à permettre au fond documentaire allié d’être »scrutarisé« B) de le rendre ainsi accessible via le portail ressources de la Fabrique des transitions et C) d’en indexer le contenu selon la logique de l’atlas relationnel si c’est jugé pertinent.
Pour cela, une réunion tripartite entre l’allié, l’association de promotion de la Fabrique des transitions et Citego est indispensable et constitue la première étape permettant d’avancer.
Une fois la scrutarisation permise, les ressources sont alors accessibles à travers un ou deux nouveaux canaux pour l’allié, qui valorise ainsi davantages ses productions au service de l’alliance.
Préalables pour la scrutarisation
1. votre organisation a un site web comportant des ressources documentaires, en particulier des études de cas, d’accès gratuit;
Pour le CLER, par ex : http://www.doc-transition-energetique.info/
2. vous êtes désireux que l’on accède à votre fonds documentaire à partir du site de la Fabrique;
C’était le cas pour le CLER qui y a vu son intérêt, en particulier sa documentaliste Jennifer Lavallé.
3. votre fonds documentaire est structuré de manière à isoler chaque document par une page web; éventuellement vos documents sont indexés avec une liste de mots clé (thesaurus);
Ce qui était ici le cas
4. chaque document dispose de méta-données telles que titre, sous titre, date de parution, auteurs, éventuellement mots clé faisant chacune l’objet d’un champ distinct
Idem
Si ces quatre préalables sont remplis, il sera possible de construire techniquement l’accès à votre fonds documentaire par le moteur de recherche de la Fabrique, ce qui peut être fait dans les mois qui viennent.
Une mutualisation dès lors « automatique »
L’internalisation ou non des ressources documentaires par la Fabrique
Quand un allié a mutualisé son fonds documentaire (<> quand il est “scrutarisé”), il n’est pas nécessaire de créer une fiche dans la base de données de la Fabrique. Les ressources seront accessibles par la recherche Scrutari.
Le centre de ressources de la Fabrique mutualise donc automatiquement l’ensemble des ressources documentaires des alliés qui le souhaitent, sous réserve que l’information ait un certain nombre de qualités (voir ci-dessus), ce qui est une manière de mutualiser les compétences de tous.
L’approche complémentaire de Citego pour la valorisation des ressources
À son appréciation (et avec l’accord des alliés) ou sur sollicitation des alliés, Citégo peut choisir de découper des ressources d’alliés en fiches distinctes : une fiche de synthèse et une fiche par cas. Exemple : le rapport Transition énergétique territoriale, créatrice de valeur(s) et moteur de développement. Chaque fiche est indexée avec les descripteurs de l’atlas relationnel.
Cela offre une double entrée dans une même ressource, enrichit l’indexation des ressources des alliés et donne de meilleures chances d’accès à partir de recherches qualitatives (Scrutari) ou quantitatives (moteurs traditionnels). L’atlas relationnel de Citego offre un cadre unique pour sortir de la sectorisation de l’information et permettre la mise en relation des contenus, conformément à notre vision commune d’une transition « systémique ».
La Fabrique n’a pas les moyens d’imposer à tous les alliés l’énorme effort que représenterait la décomposition de leurs documents en fiches de cas et plus encore l’indexation par l’atlas. Conformément à sa raison d’être, Citego accepte de fournir cet effort solitaire et de se concentrer sur le “dur” au service de la Fabrique qui est une dynamique sociale d’acteurs multiples.